Consejos para elegir el mejor depósito temporal al exportar mercancía

Con el comercio electrónico y los nuevos canales de promoción en línea, el alcance de las iniciativas empresariales está incrementando de manera significativa, dando pie a nuevas oportunidades de negocio para emprendedores en todo el mundo.

Si bien cada proceso conlleva ciertos retos, esta nueva realidad incrementa las probabilidades de éxito incluso en mercados pequeños gracias a la capacidad de exportación.

Uno de los aspectos más importantes al momento de hacer que un producto llegue a consumidores en otros países, es tener acceso a un depósito temporal, espacios con permisos especiales diseñados para almacenar mercancía proveniente del exterior mientras se lleva a cabo todo el proceso de autorización aduanera.

Consejos para elegir el mejor depósito

Se les conoce como depósitos temporales porque los mismos solo retendrán la mercancía durante en tiempo limitado, siendo 30 días el máximo permitido en la mayor parte de los países. Si bien esta no siempre será la opción más adecuada, buena parte de las empresas los utilizan debido a su conveniencia y disponibilidad.

Entendiendo cómo funcionan estos depósitos, es importante que conozcas cuáles son las cualidades más importantes que estos deben tener:

Ubicación

La ubicación es uno de los aspectos más relevantes debido a que determinará el tiempo que tu mercancía estará “expuesta” antes de llegar a un lugar seguro, pero más importante aún, tendrá un impacto en el costo de transporte de la misma. Del mismo modo, afectará el costo y la duración del transporte hasta los distribuidores o consumidores dentro del país.

Pero el valor de la ubicación no solo radica en estas variables, sino también en otras como el clima, ya que temperaturas extremas y variables meteorológicas adversas pueden dañar la mercancía si esta no se transporta y almacena con el máximo cuidado.

Seguridad

La seguridad es un aspecto esencial al momento de almacenar mercancía, especialmente en el exterior, donde no controlarás prácticamente ninguna de las variables al momento de almacenar y proteger tus productos.

Desde las medidas implementadas para cuidar la llegada y salida de mercancía en vehículos especializados, hasta el control de acceso y movilización dentro de las instalaciones, es necesario conocer con qué tipo de protocolos cuenta el depósito para asegurar la mercancía.

Entre los dispositivos más utilizados por estos almacenes podemos encontrar sistemas de videovigilancia, como una cámara IP POE o similares; torniquetes de control de acceso con tarjetas magnéticas o credenciales biométricas; sensores para detectar incendios y variables climáticas riesgosas; y alarmas automatizadas.

Infraestructura

Sin embargo, poco importan las medidas de seguridad del depósito si este no cuenta con la infraestructura adecuada, ya que esta será la encargada de determinar el estado en el que se mantendrá tu mercancía a lo largo de su estancia. Desde sistemas IoT para analizar las condiciones ambientales, hasta maquinaria adecuada para el transporte seguro de los productos, son solo algunos de los elementos que tendrán contacto con tus productos.

Una de las herramientas más importantes para todo depósito temporal es el software para la gestión de inventario, ya que esta permitirá saber exactamente cuántos productos se encuentran disponibles en todo momento, y cuántos se están despachando apropiadamente, disminuyendo la probabilidad de fraudes.

Dimensiones

Si bien la mayoría de los emprendedores y pequeños empresarios no deben enfocarse demasiado en las dimensiones de un depósito temporal cuando apenas comienzan a exportar, los empresarios más experimentados sí deben darle una mayor importancia a este aspecto, ya que es lo que determinará el número de productos que podrán ser almacenados en un momento específico.

Conocer el espacio disponible también es relevante debido a que puede afectar la capacidad de la empresa para recibir mercancía de manera constante, evitando posibles retrasos en caso de que no cuenten con el espacio necesario en un momento determinado.

Experiencia

Por último, aunque no menos importante, siempre es recomendable elegir depósitos que tengan una buena reputación entre importadores y exportadores, así como suficiente experiencia para responder de manera apropiada ante cualquier dificultad que pueda surgir en el proceso, desde el almacenamiento hasta el transporte de la mercancía.

Debido a que estos funcionan como un espacio de almacenamiento mientras se concretan trámites aduaneros, es usual que brinden ayuda adicional en todo el proceso de legalización de la mercancía, así como que mantengan una relación “amistosa” con las entidades pertinentes para evitar percances.

En algunos casos, incluso es posible encontrar empresas de depósito multipropósito, con distintos sistemas de almacenamiento para brindar servicios adicionales, como por ejemplo, extender el tiempo de almacenamiento legal de la mercancía dentro del país.

De la mano de las nuevas tecnologías, el mundo empresarial se está transformando para brindar una rentabilidad mucho más democrática que en el pasado. La exportación, como elemento clave en este proceso de expansión, tendrá que llevarse de manera planificada para asegurar que todos los eslabones de la cadena de valor puedan funcionar de manera adecuada.