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Cómo facturar a un cliente extranjero

Hacer negocios internacionales es una actividad atractiva para las PYMES; pero también es un «quebradero de cabeza». ¿Por qué? Porque, habitualmente, buscamos seguridad; y el comercio internacional supone incertidumbre constante: ¿cómo sé que me pagarán cuando llegue la mercancía? ¿Cómo sé que me pagarán la factura que emita por mis servicios? ¿Cómo hago la factura? ¿Qué hago si mi cliente no me paga?

Preguntas que, aunque tienen respuesta, es difícil de encontrar la opción adecuada para nuestra empresa.

Así que, vamos a ir viendo qué posibilidades nos ofrece el comercio internacional.

Empecemos por los métodos de pago, ya que, al final, vendemos para cobrar, ya sea por nuestra mercancía o nuestro servicio.

Primero, aprendiendo a negociar. Deberás llegar a un acuerdo justo para las dos partes pero, sobre todo, que a ti te cubra un mínimo de los costes que has asumido para realizar la operación.

Pongamos que vas a exportar servicios por un valor de 100.000 €uros hacia Brasil. Intenta que el importador abone un 60% a la firma del contrato y el 40% a la realización del servicio. ¿Y con ese 40% qué pasaría si el comprador no quisiera pagar?

Bien, en comercio internacional podemos clasificar los mecanismos de pago en tres grupos: pagos simples, remesas documentarías y créditos documentados. Mientras que los primeros son los más usados también a nivel nacional, la transferencia, por ejemplo; la remesa documentaría consiste en que el exportador gira documentos cambiarios (letras, pagarés o cheques) a cargo del importador, a través de las entidades financieras intervinientes, para que se ejecute el pago en una transacción internacional.

Aunque es el crédito documentario el que otorga mayor nivel de seguridad para ambas partes. Es un mandato de pago que el importador cursa a través de su entidad financiera para directamente o a través de otro banco, pague al exportador el importe de la operación, siempre y cuando dicho exportador cumpla, estrictamente, con el condicionado del propio crédito.

Es decir, podríamos usar herramientas de entidades financieras para asegurar ese pago del 40% restante. Sin embargo, tenemos que saber que dependerá de la solvencia de nuestra empresa, y de la del exportador/importador, así como de otras circunstancias, que el banco decida o no otorgarnos estos créditos.

De cualquier forma, también existen seguros de crédito a la exportación a través de entidades directas como CESCE. Un seguro que se suele contratar habitualmente es el de «riesgo de impago o de resolución indebida de un contrato de exportación». A través de esta póliza, la entidad cubriría al exportador tanto del posible impago de un contrato de exportación (o de obras en el extranjero), como del riesgo de la resolución anticipada, con un % de cobertura de hasta el 99 de los riesgos políticos y comerciales.

De cualquier forma, la forma de pago debes incluirla en el contrato internacional de servicios o de mercaderías que realices. Por aquí te dejo un enlace que te guiará sobre Cómo redactar un contrato internacional:

También se deberá recoger esta forma de pago en la factura comercial internacional.

La factura comercial internacional es el documento administrativo que contiene toda la información de la exportación. Es decir, en este documento se detalla el concepto, la cantidad y el importe de los productos o servicios vendidos, las condiciones de entrega y de pago, y los impuestos y demás gastos que genere la venta. Es muy similar a la factura que se emite a nivel nacional, sólo que esta irá destinada al importador y también la aduana del país del importador.

Esta factura deberá contener los siguientes datos:

  • Fecha de la factura y vencimiento de la misma.
  • Razón social y direcciones fiscales de vendedor y comprador.
  • VAT (en operaciones intracomunitarias de la Unión Europea).
  • Conceptos de los servicios/bienes y cantidad.
  • Precio unitario y total de la mercancía, en la divisa pactada
  • Forma y condiciones de pago.
  • Términos de entrega de la mercancía (INCOTERMS).
  • Referencia al pedido o factura proforma.
  • Origen de la mercancía y medio de transporte.

Todos estos datos habrán de coincidir con los de la operación y todos los documentos relacionados con ella.

Además, deberán adaptarse, en la medida de lo posible, a la normativa tanto del exportador como del importador para que sea válida.

Antes de nada, debes partir de la diferenciación entre tus clientes extranjeros y tus clientes nacionales (diferente tipo de numeración en la factura, por ejemplo). Tus clientes extranjeros serán aquellas empresas extranjeras que no se encuentran dentro del «espacio IVA». Es decir, todos los territorios de la Unión Europea, con excepción de Canarias, Ceuta y Melilla que tienen impuestos especiales.

Para continuar, deberás diferenciar entre tus clientes extranjeros (fuera del espacio IVA) en particulares y empresas/profesionales; y entre tus clientes intracomunitarios, en profesionales o empresas, y particulares. Cada caso se tratará diferente.

Facturar a clientes intracomunitarios

El cliente intracomunitario es aquel que habita dentro del «espacio IVA» y son miembros de la Unión Europea. Es decir, pueden ser empresas o profesionales, o clientes particulares.

Facturas a empresas

Nuevamente, dependiendo de la empresa a la que le vendamos, deberemos facturar de una forma u otra.

En este caso, nos encontramos con dos opciones: que la empresa esté inscrita en el ROI (Registro de Operadores Intracomunitarios), que actúa como censo de profesionales y de empresas que poseen un NIF-IVA que les permite operar bajo las regulaciones del IVA intracomunitario; o que no lo esté.

Si lo está, nuestro cliente estará exento de la aplicación del IVA; aunque sí que deberás declararlo a través de los modelos 303 y 349. Si no lo está, deberemos realizar la factura como si se tratara de una operación nacional.

Facturas a clientes particulares

Por regla general, se aplicará el IVA a la factura como si se tratase de una nacional. No obstante, existe una excepción: facturar venta de productos o servicios electrónicos. En tal caso, deberás aplicar el IVA que corresponda al país en el que se encuentre tu cliente sólo si pasas de una cierta cantidad de facturación en ese país.

Pregúntanos directamente: click aquí.

En cualquier caso, nosotros, como empresas de la UE, también deberemos aparecer en el ROI. Si eres una empresa española.

Facturar a clientes extracomunitarios

El cliente extracomunitario es aquel cliente internacional que se encuentra fuera del «espacio IVA», y con el que realizamos exportaciones o importaciones, ambas etiquetadas en los términos «Operaciones Extracomunitarias».

Como decíamos, se deberá facturar como una exportación. Por lo que, los bienes o servicios que vendamos estarán exentos de IVA y se deberá emitir la factura indicando que se aplica el «artículo 21.1 de la Ley 37/1992». Lo que sí que debes hacer es declarar el IVA pertinente usando el modelo 303.

Junto a la factura comercial, se deberá expedir el DUA de Exportación y el documento de transporte internacional (en caso de venta de bienes). En el caso de servicios, deberás asegurarte que el servicio se da en el país del comprador; ya que, si no, sí debería aplicársele el IVA.

Cómo aceptar pagos internacionales

Ya tenemos claro cómo facturar o qué mecanismos para asegurarnos el pago usar, pero, ¿cómo aceptamos los pagos internacionales? ¿Transferencia? ¿Cheque? ¿TPV Virtual de tu entidad bancaria? ¿PayPal?

Todas estas opciones son válidas.

En este caso, deberás estudiar qué opción es la que te supone menos gasto (% sobre la venta que se llevaría la plataforma o entidad que uses); cuál es la que le supone menos gasto al comprador; cuál es la que está habituado el comprador o puede usar; cuál acepta pagos locales (si a ti te interesan), etc.

Todas las opciones pueden ser complementarias y no excluyentes. Es decir, si vendes normalmente a Colombia, como en el caso de RRYP, puedes usar tu propio TPV virtual, siempre que sea propio para que tus clientes puedan realizar con facilidad las transacciones. A la vez, puedes permitir el pago con transferencia o por PayPal, ya que así tu cliente decidirá qué le conviene más. También dependerá de la operación.

¿Vendes ya internacionalmente, pero quieres seguir creciendo?

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